Raportul Z și raportul X la casa de marcat: la ce folosesc și când le scoți

Ce este raportul Z și de ce contează atât de mult?

Raportul Z, numit și raport fiscal de închidere zilnică, adună tot ce ai vândut într-o zi: totalul încasărilor, defalcat pe cotele de TVA, adică pe procentele de taxă aplicate produselor. În momentul în care îl scoți, ziua se închide, iar cifrele se scriu definitiv în memoria aparatului. De acolo nu le mai poate șterge sau modifica nimeni, nici tu, nici service-ul.

Conform Ordonanței de Urgență nr. 28/1999, actul care reglementează casele de marcat în România, emiterea acestui raport la sfârșitul zilei de lucru este o obligație, nu o opțiune. Pe baza lui își face contabilul înregistrările, iar aparatele conectate transmit automat datele către ANAF, instituția care administrează taxele.

Ce este raportul X și cu ce diferă de raportul Z?

Raportul X arată exact aceleași totaluri ca raportul Z, cu o diferență esențială: este doar informativ. Nu închide ziua, nu scrie nimic definitiv în memoria aparatului și poate fi scos ori de câte ori ai nevoie, fără nicio consecință.

La ce e bun, concret? La verificări din mers. Vrei să știi cât ai încasat până la prânz, predai tura unui coleg și trebuie să vă potriviți numerarul din sertar, sau pur și simplu verifici dacă cifrele din caiet bat cu cele din aparat. Scoți un raport X, compari, mergi mai departe. Ziua rămâne deschisă.

Regula simplă de ținut minte: X arunci o privire, Z tragi linie.

Când se scoate raportul Z?

La sfârșitul fiecărei zile în care ai avut vânzări. Închizi magazinul, scoți raportul Z, abia apoi pleci acasă. Dacă într-o zi nu ai vândut nimic, nu ai ce închide, deci nu e nevoie de raport.

Câteva situații particulare pe care le întâlnim des la clienți:

• Lucrezi peste miezul nopții, de exemplu la un bar: ziua de lucru se închide cu un singur raport Z la finalul programului, nu la ora 24:00 fix. Aparatul e gândit pentru asta.
• Ai mai multe case de marcat: fiecare aparat își scoate propriul raport Z.
• Unele modele pot fi setate să scoată raportul automat la o anumită oră. Întreabă la instalare dacă aparatul tău are opțiunea, îți scoate o grijă din cap.

Ce faci cu rapoartele după ce le-ai scos?

Nu le arunci. Rapoartele Z se păstrează și se predau contabilului, care le folosește la înregistrarea veniturilor. La aparatele actuale, cu jurnal electronic, adică cu arhiva digitală a tuturor bonurilor, datele rămân stocate și în aparat, însă asta nu te scutește de ordinea din acte.

Cel mai practic sistem, verificat în ani de lucru cu magazine mici: un dosar sau un plic pe lună, rapoartele puse în ordine, la zi. Când vine o verificare sau când contabilul cere ceva, găsești totul în câteva secunde. Perioadele exacte de arhivare le stabilește legea, iar contabilul tău îți poate spune precis ce se păstrează și cât.

Ce se întâmplă dacă ai uitat să scoți raportul Z?

Se întâmplă, mai ales în zilele aglomerate. Multe aparate te atenționează singure, iar o parte dintre ele refuză să mai emită bonuri a doua zi până nu închizi ziua precedentă. Deci prima grijă dimineața, dacă seara ai uitat: scoate raportul Z restant înainte de primul client.

Ce să nu faci: să nu încerci să ștergi, să modifici sau să „repari” ceva din aparat pe cont propriu. Cifrele din memoria fiscală nu se pot rescrie, iar umblatul la aparat fără drept e sancționabil. Dacă situația e neclară, un telefon la contabil și unul la service lămuresc totul în câteva minute.

Cum te ajută un service acreditat când rapoartele nu ies?

Uneori problema nu e omul, ci aparatul: raportul iese ilizibil, imprimanta se blochează, ceasul aparatului arată altă oră, sau ziua pare închisă deși nu ai scos nimic. Astea sunt situații de service, nu de improvizat.

RSD Grup este unitate acreditată de distribuție și service, înregistrată la Ministerul Finanțelor (CUI 16397269), deci poate interveni legal pe aparatele fiscale. Dacă rapoartele tale nu ies cum trebuie, vezi serviciile pentru case de marcat sau scrie-ne direct.

Un detaliu de reținut dacă abia îți iei aparat: punerea lui în funcțiune, adică fiscalizarea, este un serviciu separat, plătit distinct de prețul aparatului. Se face o singură dată, la instalare, tot printr-o unitate acreditată.

Pe scurt

Raportul X e oglinda zilei în orice moment, raportul Z e semnătura de final. Scoate-l pe Z în fiecare seară cu vânzări, păstrează hârtiile în ordine și cheamă service-ul când aparatul face figuri. Iar dacă ești în căutarea unui aparat nou, aruncă o privire peste casele de marcat disponibile: alegerea corectă de la început îți scutește multe drumuri.

Întrebări frecvente

Pot scoate mai multe rapoarte Z în aceeași zi?
Da, se poate, de exemplu dacă închizi și redeschizi ziua din greșeală. Fiecare raport Z închide perioada scursă de la precedentul. Nu e o problemă legală, dar îi complică puțin munca contabilului, așa că ideal rămâne un singur Z pe zi, la final de program.

Raportul X golește sau resetează ceva în casa de marcat?
Nu. Raportul X este pur informativ: citește cifrele momentului și le tipărește. Poți scoate zece pe zi fără nicio urmare. Singurul raport care închide ziua și scrie definitiv în memoria aparatului este raportul Z.

Ce fac dacă am scos raportul Z și cifrele nu bat cu numerarul din sertar?
Raportul rămâne cum a ieșit, nu se poate corecta. Diferența se lămurește administrativ: numeri banii, verifici bonurile anulate și plățile cu cardul, apoi discuți cu contabilul cum se consemnează. Pentru diferențe repetate, un raport X la fiecare schimb de tură te ajută să prinzi problema din timp.