Ce trebuie să conțină bonul fiscal: verificarea simplă pe care o poate face oricine

De ce contează ce scrie pe bon?

Bonul fiscal e cel mai public document al firmei: pleacă din magazin cu fiecare client, iar oricine îl poate citi și verifica. Clienții chiar o fac, tot mai des, prin aplicația oficială de verificare a bonurilor, despre care am scris în ghidul despre aplicația iBon.

Cerințele despre conținutul bonului vin din Ordonanța de Urgență nr. 28/1999, legea caselor de marcat. Vestea liniștitoare: aparatul, corect pus în funcțiune, tipărește singur tot ce trebuie. Verificarea periodică rămâne totuși un obicei sănătos, pentru că datele programate în aparat pot rămâne în urmă față de realitate, de exemplu după o mutare.

Ce date ale firmei trebuie să apară pe bon?

Partea de sus a bonului spune cine a vândut: denumirea firmei, așa cum e înregistrată oficial, codul de identificare fiscală, adică acel „CUI” sau „CIF” cu cifrele firmei, și adresa punctului de vânzare, locul real în care s-a emis bonul.

Aici apar cele mai frecvente scăpări pe care le vedem în practică: firma și-a schimbat sediul sau numele, iar bonul tipărește încă datele vechi. Concordanța dintre bon și acte nu e un moft: la orice verificare, neconcordanța se vede imediat și se sancționează.

Ce trebuie să apară despre produsele vândute?

Fiecare produs sau serviciu vândut are rândul lui pe bon: denumirea, suficient de clară cât să se înțeleagă ce s-a cumpărat, cantitatea, prețul pe bucată și valoarea totală a rândului. La final, bonul adună totul în suma de plată.

Aici merită o pauză de sinceritate comercială: „DIVERSE 25 LEI” pe bon nu ajută pe nimeni. Clientul nu știe ce a plătit, contabilul nu știe ce s-a vândut, iar la o verificare denumirile vagi ridică întrebări. Un nomenclator de produse pus la punct în aparat, cu denumiri lizibile, e o jumătate de zi de lucru care se răsplătește ani întregi.

Ce elemente fiscale nu pot lipsi de pe bon?

Scheletul fiscal al bonului cuprinde: cota de TVA aplicată fiecărui produs, adică procentul de taxă inclus în preț, cu totalurile defalcate pe cote; data și ora emiterii, luate din ceasul aparatului; numărul de ordine al bonului, care crește cu fiecare emitere; și identificarea aparatului, seria fiscală unică primită la înregistrare, împreună cu însemnul care arată că bonul e fiscal.

Toate acestea le pune aparatul automat. Ce puteți strica fără să vreți: ceasul. Un aparat cu ora greșită emite bonuri cu ora greșită, iar diferențele fac rapoartele greu de apărat. Aruncați un ochi pe ora de pe bon măcar o dată pe săptămână.

Cum vă verificați singur bonul în două minute?

Emiteți un bon de test și citiți-l ca un inspector: numele firmei e cel actual? Codul fiscal e corect? Adresa e cea la care se vinde azi? Denumirile produselor se înțeleg? Cotele de TVA sunt cele corecte pentru produsele vândute? Data și ora sunt exacte? Bonul are număr și serie fiscală?

Șapte întrebări, două minute, o dată pe lună. E cea mai ieftină verificare fiscală care există și prinde exact scăpările care altfel ies la iveală în cel mai prost moment posibil.

Ce faceți dacă bonul arată greșit?

Depinde ce e greșit. Cotele de TVA și denumirile produselor se corectează din programarea aparatului, iar datele firmei, numele, codul fiscal, adresa, se actualizează doar la o unitate de service acreditată, cu consemnare în actele aparatului. Nu amânați: fiecare zi cu date greșite pe bon adaugă bonuri greșite în circulație.

RSD Grup este unitate acreditată de distribuție și service, înregistrată la Ministerul Finanțelor (CUI 16397269), așa că ambele tipuri de corecturi se rezolvă la noi: vedeți serviciile pentru case de marcat sau scrieți-ne ce anume tipărește greșit aparatul.

Pe scurt

Bonul fiscal corect spune complet și exact: cine, ce, cât, cu ce taxe, când și de pe ce aparat. O casă de marcat fiscală conectată la ANAF face singură munca grea; rămâne doar verificarea lunară, ca datele programate să țină pasul cu realitatea firmei. Două minute pe lună, zero surprize la control.